Referat fra Repræsentantskabsmøde 2018 - 26. februar 2019

1. Valg af dirigent og Referent
   - valgt blev Jens Juul som dirigent og Susanne Lage som referent  
   
   
2. Bestyrelsens beretning til godkendelse  
   AAF har i 2018 beskæftiget sig med følgende opgaver  

• Uddeling af erkendtligheder/initiativprisen 
• Uddeling af tilskud fra vores pulje til aktiviteter  
• Uddeling af tilskud fra vores anlægspulje  
• Dialogmøder med Kultur og Fritidsudvalget  
• Elite Aabenraa  

I samarbejde med Aabenraa kommune uddeles hvert år priser og erkendtligheder til idrætsudøvere eller et hold fra en idrætsforening, hjemmehørende i Aabenraa kommune. I den forbindelse uddeler AAF initiativprisen. Der var desværre ingen indstillinger i 2018.  

AAF arbejder primært for bredden.  

Kultur og Fritidsudvalget har siden 2009 hvert år afsat 100.000 kr. årligt til uddeling af aktivitetstilskud. En pulje, som AAF disponere over og uddeler fra. Med puljen ønsker AAF at være med til at fremme initiativer og nye ideer, der kommer fra foreninger under det folkeoplysende foreningsarbejde. I 2018 uddelte vi tilskud på i alt 130.250 kr.  

Formålet med anlægspuljen, er at yde støtte til nye anlægsprojekter, der kommer fra foreninger under “Det frivillige folkeoplysende foreningsarbejde”. Der er årligt 200.000 kr. til uddeling. Der ydes tilskud på 25% af byggebudgettet, dog max 50.000 kr,  Det er et krav fra AAF, at tilskuddet skal udnyttes senest 1 år efter bevillingsdatoen, dvs. datoen for modtagelse af mail om tilsagn. I 2018 blev der bevillige tilskud til anlægsprojekter på i alt 282.801 kr.  Året der gik  Vores formål er at fremme og udvikle idræts- og fritidslivet i Aabenraa kommune, samt at varetage vores medlemmers interesser.

Vi har fået lavet en præsentationsfolder.  

Vi har deltaget i forskellige arrangementer og temaaftener. 

Vi har haft 2 dialogmøder med Kultur- og Fritidsudvalget, hvor vi har været omkring emner i forbindelse med forventningerne til samarbejdet med det nye udvalg. Udvalget vægter foreningsliv og frivillighed højt.  

Vi har talt om budget 2019-2022, hvor vi har kommenteret på forslag til budget 2019-2022 og bl.a. fremhævet at der generelt søges om større tilskud fra vores anlægspulje og med den iderigdom og skaberkraft vi oplever i forhold til ansøgningerne, skal vi derfor anbefale, at bevillingen til anlægspuljen forhøjes til minimum 300.000 kr. i 2019 og årene fremover. Udvalget herefter besluttet at tilføre anlægspuljen 41.000 kr yderligere i hvert af årene 2018 og 2019. Det betyder, at der inkl. overførsler fra tidliger år og ekstrabevilling er et rådighedsbeløb for anlægspuljen 2019 på 266.427 kr.  

Vi er ikke officiel høringspart i forhold til budgettet men vi meddeler dog alligevel vores vurdering.  

Vi har overfor udvalget endvidere fremhævet at AAF principielt ikke kan accepterer besparelser, der gør betingelserne vanskeligere for foreningerne og deres medlemmer, på det frivillige folkeoplysende område.  

Grundet kort svarfrist har vi ikke haft sendt budgetmaterialet ud til medlemsforeningerne.  Vi har endvidere kommenteret på forslag til evaluering og justering af tilskudsmodellen til idrætsfaciliteter for perioden 2019-2020.  

Grundet kort svarfrist, har vi ikke haft mulighed for at sende tilskudsmodellen i høring i medlemsforeningerne, men vi har sendt et høringssvar.  AAF´s kommentarer:  

I vores medlemsforeninger og lokalområderne er vi afhængige af frivillige og vi har brug for tidssvarende faciliteter til vores medlemmer i foreningerne, så vi kan opretholde og udvikle vores aktiviteter,  og så tilskudsmodellen kommer brugerne og foreningerne til gode.  

Idrætsforeninger og spejdergrupper samt andre folkeoplysende foreninger bidrager også til at Aabenraa Kommune er en attraktiv kommune at bosætte sig i og bidrager dermed til at opretholde og skabe fritidsaktivitet og oplevelser for børn og voksne i vores dagligdag, samt skatteindtægter for Aabenraa Kommune. 

Vi har ikke mulighed for at vurdere de tilgrundliggende forudsætninger for beregningen af de økonomiske konsekvenser for de enkelte idrætsfaciliteter i evalueringen og justeringen af tilskudsmodellen for 2019-2020. Men vi har i den forbindelse positivt bemærket os, at status, scenarier og oplæg til de resterende indfasnings år, af tilskudsmodellen, er blevet til efter dialog med de selvejende idrætsfaciliteter, Aktiv Aabenraa, Aabenraa Fritidsråd samt Børn og Skole.  

Og vi skal  opfordre til, at det fortsat sikres, at den videre udmøntning af tilskudsmodellen også sker i løbende dialog med borgere og brugere, de lokale foreninger og andre relevante aktører lokalt og på alle niveauer på idrætsfacilitet området, med fokus på de lokale forhold så nærheden ikke “går tabt”  

Vi har også haft retningslinjerne for ændringer og stramninger i Folkeoplysningsloven til høring.  Generelt er det vores holdning, at dette ikke må være/betyde en ekstra administrativ byrde og udgift for de foreninger vi repræsenterer. Vores fokus er specielt på retningslinjerne i forhold til § 29, stk. 3 om offentliggørelse af foreningernes regnskaber.  

Vores opfattelse er her, at det kun er bestemte foruddefinerede nøgletal, der bør offentliggøres generelt.  

Samlet kontingent, tilskud fra Aabenraa Kommune, samlede indtægter, samlede udgifter, evt.  med mulighed for fremhævelse af specifikke udgift ift. tilskud modtaget fra Aabenraa Kommune.  

Det må herudover ikke kunne anvendes som en form for “nysgerrighed” foreningerne i mellem, der kan føre til misfortolkninger/misforståelser. Hver forening har deres unikke forudsætninger for deres levevilkår og eksistens, og dermed også for det, der kommer til udtryk i deres specifikke foreningsregnskab.  Det er endvidere vores opfattelse, at de specifikke foreningsregnskaber ikke bør udleveres uden en saglig begrundelse.  

Elite Aabenraa  

AAF har 2 pladser i styregruppen for Elite Aabenraa, hvor vi følger  udviklingen af Elite Aabenraa og de unge mennesker, der kommer med i ordningen. Et spændende arbejde.  

Spørgsmål/kommentere afledt af beretningen  

Aaig gymnastik mangler hjælp. De er 1000 medlemmer men har mistet haltimer og dermed også træningssteder. Kan AAF gå ind og hjælpe?
Svar: Kommunen er dialog med foreningen om mulige løsninger.

Der blev stillet spørgsmål til, at man nu skal indgive en blanket på, hvad der er givet i tilskud fra kommunen. Kan kommunen ikke selv se det?
Svar: Det er lovbestemt, at det er foreningerne selv, der skal udfylde skemaet. Om skemaet kan blive forudfyldt af kommunen undersøges. 

Spørgsmål - Har der været en stigning af medlemsforeninger i AAF. - Ja der har været en mindre stigning.    

Spørgsmål fra AAIG- Er der sket noget i forhold til projektet  “Bevæg dig for livet”.
-Svar Ja kommunen har været på besøg i mange foreninger, så mange er i gang.    

Beretning blev godkendt.

3. Regnskab til godkendelse  
Regnskabet 2018 viser et overskud på 12.388 kr.  
Regnskabet blev godkendt      

4. Godkendelse af medlemsforeninger
Ingen nye    

5. Orientering om budget 2019  
Gennemgang af budget tal - forventet mindre underskud på 400 kr. I 2019 bliver der indkøbt veste med Logo. Synliggørelse af AAF.    

6. Fastsættelse af kontingent
Uændret kontingent blev Godkendt    

7. Indkomne forslag
Ingen modtaget    

8. Valg af medlemmer til bestyrelsen
På valg er:  
Erik Steen Boe - Blev genvalgt  
Susanne Lage - Blev genvalgt  
Erik Dahl - Modtog ikke genvalg - John Hansen, Rødekro Tri og Motion blev valgt  

Thomas Gaarde - blev genvalgt

1 vakant plads  - bestyrelsen fik bemyndigelse til at finde et nyt bestyrelsesmedlem.  

Det samme gælder for suppleanter. Bestyrelsen fik bemyndigelse til at finde 2 suppleanter.  Lykkes dette ikke, forbliver nuværende suppleant.  

9. Valg af 2 revisorer  
Nuværende revisorer, Birthe Poulsen og Pia Dethlefsen modtager genvalg  

10. Evt.  
Tak til Jens Juul for rigtig godt samarbejde gennem årene. Og god vind fremover.