Bestyrelsens beretning for året 2023

Bestyrelsens beretning for året 2023 i Aabenraa Fritidsråd

I Aabenraa Fritidsråds vedtægter §2 står, at vi er sat i verden for at:

-medvirke til at fremme og udvikle idrætslivet og fritidslivet i kommunen

-arbejde for at skabe de bedst mulige forhold for foreninger og grupper   omfattet af fritidsrådet

-virke for et godt forhold mellem medlemsforeningerne

-varetage medlemsforeningernes interesser overfor kommunen og andre offentlige myndigheder og samarbejdspartnere.

Bestyrelsen konstituerede sig efter det afholdte Repræsentantskabsmøde i 2023. Opgaverne blev fordelt og vi har brugt nogen tid på, at nye medlemmer af bestyrelsen fik sat sig grundig ind i de delopgaver som vi naturligt har. Året starter som sådan ud med en harmonisk bestyrelse som trækker i arbejdstøjet. Dog fik vi hurtigt en ”sygemelding” fra en af medlemmer, som måtte trække sig midlertidig fra arbejdet, grundet sygdom i familien. Medlemmets fravær blev desværre permanent og han har ikke været en del af bestyrelsesarbejdet siden hen. Posten er derfor også på valg her i aften.

Lidt længere inde i bestyrelsesåret måtte vi herudover desværre også undvære vores mangeårige kasserer Kjeld, da han også måtte trække stikket grundet sygdom. Netop kassererjobbet er en nøglefunktion i enhver bestyrelse. Vi har midlertidigt udnævnt Arno som fungerende kasserer. Arno har med stor ildhu og engagement forsøgt at overtage funktionerne knyttet til kassereren. Det har været en stor opgave, og vi erkender også at det året ud har været udfordringer med at få alle betalinger på plads. Enkelte foreninger har måttet vente uforholdsvis længe på at få udbetalt de midler som vi har tildelt fra Anlægspuljen. Det beklager jeg på bestyrelsens vegne.
Slutteligt omkring det punkt har vi til i dag fuld styring over økonomien og styr på midlerne, hvilket den senere fremlæggelse af regnskab til godkendelse forhåbentlig vil vise.
Til det punkt vil jeg slutte med at ønske de afgående 2 medlemmer alt det bedste for fremtiden og tak for arbejdet i bestyrelsen. Lidt mere herom senere.

Året igennem har vi arbejdet med synligheden af Aabenraa Fritidsråd. Blandt andet har vi brugt vores FB profil til at gøre opmærksom på egne sager, vores 2 puljer som er penge der skal tildeles foreningerne med gode ideer og nye tiltag. Vi kan stadig prale af at være blandt de bedste fritidsråd i Danmark til at kommunikere ud. Herudover deler vi gerne interessante events og opslag som har relation til fritidslivet i Aabenraa kommune. Det er sjældent at nogen har henvendt sig uden vi har lavet opslag.

Vi har også søgt at holde vores bestyrelsesmøder rundt omkring i kommunen. Som eksempel holdt vi et sommermøde i Tinglev, hvor vi samtidig bad en lokal formand komme og fortælle om både fortræffelighed og udfordringer i det lokale arbejde. På den måde kommer vi til kendskab med de udfordringer der opstår, og samtidig klæder vi os selv på til at give andre foreninger sparring på evt. henvendelser til os.
Andre steder har vi i forbindelse med bestyrelsesmøder besigtiget nogle af de anlæg vi har givet tilskud til. Herved kan vi ved selvsyn følge med i hvad vi giver penge til. Som eksempel kan jeg nævne Stubbæk/Ensted IF og Parasport Aabenraa.
Vores 2 roll-up reklamer skifter placering med jævne mellerum, således at vi er synlige på flere af kommunens idrætsmatrikler.

Sidste års forsøg på en mere smidig ansøgningsprocedure til vores puljer faldt bogstaveligt talt fra hinanden da forvaltningen meddelte at det elektroniske styresystem Emply havde opsagt deres samarbejde med kommunen. I dag i er vi tilbage til det kendte Conventus som alle foreninger kender i forvejen, men ikke nødvendigvis elsker voldsomt. I den mellemliggende periode måtte vi omlægge til manuelle ansøgninger. Det giver selvsagt en del ekstra arbejde til dem som styrer vores indkomne ansøgninger, kontrol og registreringen vil heraf være mindre transparent.

Aktivitetspuljen har haft rigtig mange ansøgninger, lige fra 2000,- og op til flere 1000,- kroner. Som udgangspunkt giver vi mellem 25% og 50% af de søgte midler, undtagelser forekommer også. Vi har givet til klubture, event i klubregi, træningslejre, spejderlejre og udflugter. Kort og godt: Vi har brugt hele puljen i 2023, og måtte afvise ansøgninger sidst på året.

Anlægspuljen har vi ikke kunnet opbruge i 2023. Vi har givet til mange små og lidt større anlæg. Vi har haft nyskabelser, udvidelser og tilbygninger. Nogle af dem har krævet en længere sagsbehandling. Eksempelvis hvornår er et tidtagningssystem mobilt eller fastmonteret, når man kan tage det ned efter brug og opbevare indendørs, sikret mod vejrligt og tyveri?
Et andet eksempel er om en bygning tilhører private og udlejes eller om vi taler om en kommunal bygning. Er en forening folkeoplysende eller ikke?
Trods massiv reklame for puljen har vi ikke kunne få alle pengene ud og leve i 2023, og regnskabet vil også vise, at vi til indeværende år således har lidt flere midler end tidligere.

Aabenraa Fritidsråd deltager i Elite Aabenraa arbejdet. Vi sidder med i både Det Sportsfaglige Udvalg og Talentrådet. Vi bidrager her med foreningernes vinkel på det elitære arbejde, hvilket vi finder er den vigtigste medspiller i det arbejde.

Vi deltager helt naturligt i dialogmøder mellem alle fora der findes i kommunen. Her giver vi indsigt i vores arbejde og hører om de andres gode tiltag og udfordringer.

Den formelle dialog mellem Aabenraa Fritidsråd og forvaltningen har været præget af vilje til at samarbejde om de ting vi har fælles interesse i. Vi oplever en god og konstruktiv debat i samarbejdet. Ud over den formelle del er det vigtig for mig at få fortalt, at vores kontakter altid er til rådighed og at vi har et fortrinligt samarbejde, især skal der lyde en særlig tak til Lone Fiil, som er min primære kontakt.  

En af de vigtigste opgaver hen over året er at hædre de børn, unge og voksne som yder lidt ekstra. Uddeling af erkendtligheder til mange børn og voksne samt priser. Det er bestemt også den bedste aften at være vidne til - de mange borgere i kommunen som yder en ekstra indsats for at nå deres egne eller holdets mål.  Aftenen planlægges og gennemføres sammen med forvaltningen og de lokale politikkere deltog massivt i 2023. Vi synes selv at var en fantastisk aften som forløb som planlagt.

Optimering af hjemmeside, samt oprydning i filer og større arbejde med at konverter filer til læsevenlige for synshandicappede, har også været en af opgaverne i løbet af året. Det er netop et godt billede på det arbejde som ingen ser, ingen måske reelt bemærker men som tager adskillige timer at udføre. Hjemmesiden skulle også i løbet af året udskiftes til en ny version af hjemmeside. De 2 webmasters er efterhånden ved at være inde i det meste af styresystemet bagved, men der forekommer stadig panderynken og udtales et par gloser når vi støder ind i vanskeligheder. Det kan kun blive bedre J

På landsplan deltager vi i kommunikationen med regionalt fora af Fritidsråd/Samvirker i Syddanmark. Det giver et indblik i hvad andre råd arbejder med og på hvilket niveau de har indflydelse i hverdagen i egen kommune. Her i 2024 har vi allerede deltaget i et 2 dages seminar.

2023 har med ovenstående overskrifter været et år fyldt med udfordringer. Udefrakommende påvirkninger som sygdom og ændringer af hjemmeside og nye ansøgningsprocedurer er opgaver som ikke er fremmende eller synlige for det reelle arbejde men nødvendig administrativt. Det er dog stadig min oplevelse, at alle medlemmer nye såvel som gamle, arbejder positivt for både idrættens- og spejdernes vilkår.

Kigger vi tilbage på min indledning omkring vedtægternes §2 om, at vi er sat i verden for at:

-medvirke til at fremme og udvikle idrætslivet og fritidslivet i kommunen

-arbejde for at skabe de bedst mulige forhold for foreninger og grupper   omfattet af fritidsrådet

-virke for et godt forhold mellem medlemsforeningerne

-varetage medlemsforeningernes interesser overfor kommunen og andre offentlige myndigheder og samarbejdspartnere.

Ja så mener jeg faktisk at vi har opfyldt alle 4 punkter i 2023.

I indeværende år vil vores fokuspunkter stadig være at opfylde vores formalsparagraf. Hertil vil vi fortsætte vores runde rundt i kommunen for at møde foreningerne på deres eget område.

Bestyrelsen takker alle foreninger, samarbejdspartnere, politikkere, forvaltningens medarbejdere for et glimrende samarbejde.

Stor tak til mine kolleger i bestyrelsen for jeres engagement i arbejdet igennem året, det har været en fornøjelse.

På bestyrelsens vegne
John Hansen
Formand

Bilag:
Oversigt over de 2 puljer, Aktivitetspuljen og Anlægspuljen, se regnskab og budget

Signeret:

_________________________                _____________________________

Dirigent                                                   Protokolfører

Bestyrelsen: