Bestyrelsens beretning for året 2024

Aabenraa Fritidsråds beretning for året 2024  

Bestyrelsen konstituerede sig efter et velafholdt Repræsentantskabsmøde i 2024. Med flest gengangere gik vi hurtig ind i det vi kan kalde driftsperioden hvor de permanente opgaver som bearbejdning af nye ansøgninger til vores puljer, afholdelse af bestyrelsesmøder, hører til dagligdagen.

Vi manglede dog stadig at besætte op til 2 bestyrelsesposter, hvilket Repræsentantskabsmødet gav os bemyndigelse til, om muligt, at få besat. Vi var ude og spørger flere steder og det lykkedes os at hive Mathias Blåvand ind i arbejdet. Mathias er jo en kendis blandt de fleste, som en frivillig ildsjæl her, der og alle vegne. Mathias er derfor på valg her i aften.

Vi har igen året igennem prioriteret arbejdet med egen synlighed af Aabenraa Fritidsråd. Både for at vi er en kendt del af foreningslivet i alle hjørner af kommunen men også for at sikre at de midler vi kan bevillige får en chance i flere foreninger og deles ud bredt i hele kommunen. Derfor fortsætter vi måden at holde vores møder på, ude i foreningerne, samtidig med vi lærer en eller flere nye foreninger at kende. Vi undres til stadighed over at møde foreninger som ikke kender Aabenraa Fritidsråd!

Vi udsender også mails til foreningerne. Her støder vi ind i et andet problem. Gentagne gange oplever vi mails kommer retur, på adresser som ikke er eksisterende. Eller folk skriver retur om at de har skiftet formand eller kasserer om vi ikke vil ændre kontaktoplysningerne for deres forening. Jeg anser det bestemt ikke som min opgave at ændre disse oplysninger for foreninger. Så kunne jobbet nok ende med en fuldtidsstilling. Det er egen forening som er ansvarlig for at opdatere Conventus og AAF har i øvrigt slet ikke rettigheder i Conventus til den slags. Vi henviser til Lone Fiil, som altid beredvillig hjælper foreningerne videre.
Vi råder over 2 roll-ups reklamer, som skifter placering med jævne mellemrum, således at vi er synlige på flere af kommunens idrætsmatrikler. Hold øje med om den ikke står i nærheden af hvor din nærmeste hal er.

Omkring uddeling af erkendtligheder ligger der et kæmpe forarbejde som både forvaltning og vi laver sammen. Gennemgang af, og i år en justering af retningslinjer, tager tid. Vi har længe savnet en kategori på de udøvere vi ikke lige kan placere i en forening hjemmehørende i Aabenraa kommune. Måske en verdensstjerne, som har ophold i udlandet, træner i en anden kommune, eller på anden vis ikke passer ind i de kasser vi har haft. Det er nu en mulighed, også for de idrætter som er kommercielle. Det vil glæde os om vi allerede i år vil finde atleter i den kategori. Udsendelse af indkaldelser, indkøb af gaver og erkendtligheder, samling af listerne fra foreninger og ikke mindst selve dagen hvor vi hædrer omkring 100 børn, unge og voksne, i alt fra Sønderjyske mesterskaber og helt op til Verdensmesterskaber. En vild aften som vi alle glæder os til. Også i 2024 fik vi en fantastisk aften ud af det, i samarbejde med forvaltningen og de lokale folkevalgte politikkere.

Aktivitetspuljen Udvalget har ordet

Anlægspuljen

Ligesom sidste år har det igen i år været ikke været muligt at opbruge alle de tildelte midler. Dette skyldes ikke, at der ikke er behov for tilskudsmidler til diverse anlæg i kommunens frivillige foreninger. Det skyldes snarere, at nogen foreninger har haft svært ved at skaffe de materialer, der skulle til projektet. Andre gange skyldes den manglende udbetaling, at vi har manglet en tilbagemelding fra foreningen om en afslutning af projektet. Nogen gange skyldes dette en forglemmelse andre gange skyldes det en udskiftning af foreningernes bestyrelser, så igangværende ansøgninger går i glemmebogen. Vi har derfor i udvalget i år gennemgået igangværende ansøgninger bagud i tiden og taget kontakt til de respektive foreningers bestyrelser for at høre status på disse ansøgninger. Det virker måske underligt, at vi på den måde laver opsøgende arbejde, men det er den generelle holdning i Aabenraa Fritidsråd at vores opgave er at uddele de midler, som vi har fået tildelt af kommunen, og vi i hvert fald ikke skal ”holde på pengene” eller lægge hindringer i vejen, selv om der er små fodfejl i ansøgningerne. Vi er jo et serviceorgan for de frivillige foreninger. Resultatet er, at alle ansøgninger er i orden, og vi har et godt grundlag at tildele midler ud fra.

Aabenraa Fritidsråd er tilknyttet Elite Aabenraa. Vi sidder med i både Det Sportsfaglige Udvalg og Talentrådet. Vi bidrager her med foreningernes vinkel på det elitære arbejde, hvilket vi finder er den vigtigste medspiller i det arbejde. I 2024 har omdrejningspunktet været en opdatering til ny tilpasset version af EA. Den offentliggøres snart.

Et af de områder hvor vi har lagt en del kræfter er området med forenkling af regler, ansøgninger og hjælp til ansøgninger ved politi og kommune. Som eksempel på udfordringer kan nævnes, at det kan simpelthen ikke være rigtig at en lille forening som har et årligt tilbagevendende arrangement skal starte helt forfra igen hvert år. Ansøgninger og procedurer bør kunne overføres fra år til år, og så justeres detaljerne. Andet eksempel er, at det i dag er arrangøren af et stort eller mindre løb eller event som skal uddanne en person på et 2 dages kursus for at kunne lave en egentlig skilte- og afspærringsplan. En skilteplan er et ret så omfattende dokument som både kommune og politi skal godkende. På landsplan opleves mange foreninger som simpelthen ikke orker at lave events længere fordi administrationsbyrden er for overvældende. Det har vi arbejdet målrettet med igennem 2024. Og vi vil gerne bryste os af, at AAF har bidraget både lokalt, og på landsplan, ved at påvirke kommunen til at yde en -  synes vi – glimrende service. Arbejdet er et on-going område, da vi ikke er i mål med at få justeret regelsættet overordnet.

AAF deltager i dialogmøder med alle de fora der findes i kommunen. Her bidrager vi og giver indsigt i vores arbejde og hører om de andres gode tiltag og udfordringer. Det kan være svært at forholde sig til de andres fora og hvad vi reelt kan bruge hinanden til, men ved at vi netop mødes kan der opstå synergi i arbejdet. 

Den formelle dialog mellem Aabenraa Fritidsråd og forvaltningen har været præget af et godt samarbejdsklima om de ting vi har fælles interesse i. Det har igen i 2024 været vores oplevelse at vi har en god og konstruktiv debat i samarbejdet. Vores formelle kontaktperson er Lone Fiil, som nok de fleste kender. Vi går aldrig forgæves med spørgsmål til Lone.

På landsplan deltager vi i kommunikationen med regionalt fora af Fritidsråd/Samvirker i Syddanmark. 2024 har været et stille år, bortset fra vi deltog i et 2 dages seminar i starten af året.

Bestyrelsesarbejde kan sammenlignes med rengøringsarbejde. Ingen bemærker det hvis det udføres godt og grundig, men alle opdager det når det ikke fungerer! Året har ikke været præget af store omvæltninger eller sager men drejet sig mest af alt om daglig drift. Det mener vi at været kommet godt i mål med i 2024.

Bestyrelsen takker alle vore medlemsforeninger, samarbejdspartnere, politikkere og forvaltningens medarbejdere for et glimrende samarbejde.

Stor tak til mine kolleger i bestyrelsen for jeres engagement i arbejdet igennem året, det har været en fornøjelse.
Specielt tak til afgående bestyrelsesmedlem Susanne som har været en nøglefigur i arbejdet i gennem mange år. Du vil blive savnet Susanne.

På bestyrelsens vegne
John Hansen
Formand

Bilag:
Oversigt over de 2 puljer, Aktivitetspuljen og Anlægspuljen, se regnskab og budget

Signeret:

_________________________                _____________________________

Dirigent                                                   Protokolfører

Bestyrelsen: