Privatlivspolitik for Aabenraa Fritidsråd (AAF)

AAFs dataansvar  

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.  

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.  

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

AAF er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.  

Kontaktoplysninger:  

Kontaktperson: Formanden for AAF, John Hansen
Adresse:  
CVR: 30477561  
Telefonnr.: 40333423
Mail: jhans@aabenraa.dk
Website: www.aabenraafritidsraad.dk

Behandling af personoplysninger  

Vi behandler følgende personoplysninger:

1) Medlemsoplysninger: 

• Almindelige personoplysninger:  
  Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse  
• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: Ingen  

2) Oplysninger om bestyrelsesmedlemmer i AAF: 

• Almindelige personoplysninger: Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og emailadresse, andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer 
• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: o CPR-nummer  

Her indsamler vi oplysninger fra  

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

• Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn og honorarer 
• Aabenraa Kommune, f.eks. Conventus  

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger  

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.  Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen) 
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt/aftale med dig
• Behandling efter lovkrav 
• Behandling med samtykke

Formålene:  

1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:

• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
• Som led i foreningens formål og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
• Levering af varer og ydelser du har bestilt
• Administration af din relation til os

2) Formål med behandling af oplysninger på bestyrelsesmedlemmer i AAF:

• Håndtering af bestyrelsesmedlemmernes hverv og pligter i foreningen
• Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
• Opfyldelse af lovkrav
• Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
• Administration af din relation til os  

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser  

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Udsendelse af nyhedsbreve, indkaldelse af høringssvar og generelle orienteringer om tiltag og aktiviteter m.v.
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til repræsentantskabsmøder
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af kurser, temamøder, fyraftensmøder, formandsmøder, sociale arrangementer og sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen og jeres foreninger til nyheder og AAFs hjemmeside, facebookside og nyhedsbreve, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen og jeres foreninger
• Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til Aabenraa Kommune iht. folkeoplysningsloven, special-forbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, spejderorganisationer og andre specialforbund m.v. indenfor AAFs formål og virkeområde jf. vores vedtægter, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idræts- og fritidsaktivitet
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen 
• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende  

Samtykke  

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.  Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.  

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.  

Videregivelse af dine personoplysninger  

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.  

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger  

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som med-lem af foreningen eller bestyrelsesmedlem:  

Medlemmer:  
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen  

Bestyrelsesmedlemmer i AAF:  
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier: 

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter dit virke er ophørt  3

Vi opbevarer dog oplysninger på medlemmer så længe de har historisk værdi.  Dette er tilfældet for ansøgninger til og bevillinger om tilskud for vores aktivitets- og anlægspulje, bl.a. med henblik på erfaringsopsamling og erfaringsudveksling samt generel rådgivning over for ansøgere til puljerne m.v. Oplysningerne vil være anonymiseret.  

Dine rettigheder  

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken  

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.  

Skabelonen er udarbejdet af Danmarks Idrætsforbund og DGI i fællesskab, 2. udgave, februar 2018.

Der henvises til vores ændringsdato øverst i dokumentet.